Páginas

segunda-feira, 16 de novembro de 2009

SAIBA ORGANIZAR UMA FESTA DE FORMATURA SEM PERDER NENHUM DETALHE

Chegou a hora. Adrenalina a mil, você se sente como um atleta que vê se aproximando a faixa de chegada e sabe que baterá todos os recordes. Em segundos, passa pela sua cabeça o que viveu nos últimos anos e tudo isso agora só faz você pensar que valeu a pena. Um esforço que será em breve recompensado e seu troféu das Olimpíadas chama-se DIPLOMA. E para que a celebração desta CONQUISTA aconteça em grande estilo é essencial ficar atento as datas em que devem ser contratados os profissionais que ajudarão a tornar essa celebração verdadeiramente inesquecível. O Grupo Artes pesquisou sobre o assunto e preparou essa agenda especial para você, confira:



Fotos: Luci Felipe

2 anos antes

- Definir, por meio de assembléia, quais alunos vão compor a comissão de formatura e seus respectivos cargos, funções e responsabilidades.
- Selecionar os contatos de algumas empresas organizadoras de eventos em guias, revistas e sites especializados.
- Visitar as empresas selecionadas para organizar o cerimonial e para realizar os serviços de foto e vídeo. Se possível, participar de festas oferecidas por essas companhias às turmas de outros cursos ou universidades. Desta maneira, será possível conversar com os próprios formandos sobre a qualidade dos serviços prestados.
- Averiguar toda a documentação das empresas escolhidas, como o contrato social, o CNPJ e Certidão Negativa de Protestos (obtida em cartórios de protestos). Pedir ainda, referência dos sócios e dos representantes, e pesquisar o tempo de atuação no mercado.
- Formalizar todos os contratos com as empresas selecionadas.
- Iniciar a arrecadação do dinheiro: quanto mais cedo, menor será o valor das parcelas.

1 ano antes

- Escolher o modelo do convite e elaborar as mensagens e os textos que serão inseridos nele.
- Definir os locais onde acontecerão o baile de gala, a colação de grau e o culto ecumênico. A antecedência de um ano é necessária, pois certos estabelecimentos são muito requisitados em determinados períodos do ano, como os meses entre janeiro e abril.
- Solicitar à empresa escolhida que fotografe os alunos. Esses retratos serão inseridos nos convites e aparecerão no telão. Lembre-se de que a aparência faz toda a diferença neste momento. Por isso, combine com a turma para que todos usem o mesmo tom de roupa, a fim de dar a sensação de uniformidade.

6 meses antes

- Definir quantos alunos vão participar de todos os eventos e quais irão somente à colação de grau. Adequar esse montante à clausula referente do contrato.
- Eleger quem serão os homenageados durante a colação de grau, assim como o orador, o patrono e o paraninfo da turma. Se os alunos desejarem, este é o momento de escolher o funcionário homenageado e um nome que caracterize o grupo. Para confecção das homenagens, consulte o nosso site pelo link www.grupoartes.com.br , depois ligue ou passe um e-mail para o Grupo Artes solicitando a arte e pedindo mais informações sobre materiais e técnicas gráficas para esse documento, recomendamos o pergaminho por sua beleza e grande durabilidade. Tome cuidado com as placas que podem oxidar e perder qualidade de impressão com o tempo.
- Definir a cor da capa protetora que será entregue o seu diploma, o Grupo Artes possui uma grande variedade de cores e técnicas para você. O tipo de beca a ser utilizada também deve ser escolhido, podendo ser ela no modelo tradicional - com babados nos punhos - ou americana - com mangas amplas.
- Fazer um balanço final dos contratos que foram firmados com os alunos, para saber, realmetne, quantos irão se formar e se há casos de inadimplência.

4 meses antes

- Providenciar todos os textos que serão gravados nas homenagens a ser entregues aos homenageados.
- Elaborar uma lista completa com o nome, o endereço, o e-mail e o telefone de cada formando, pois, com o término das aulas, o contrato entre a comissão e os demais alunos fica mais difícil.

2 meses antes

- Fornecer uma lista com a altura e o peso de todos os formandos para a empresa contratada, para que as becas sejam providenciadas.

1 mês antes

- Fazer uma lista completa dos nomes dos formandos, dos professores e dos homenageados, e a forma correta da pronúncia de cada um.
- Agendar os horários do culto ecumênico e da cerimônia de colação de grau, caso esses eventos não ocorram nas dependências da instituição de ensino.
- Entregar os convites aos formandos.
- A comissão de formatura e a empresa contratada devem definir, juntas, o cardápio da festa, o estilo da decoração e o mapa das mesas.

Uma semana antes

- Entregar as becas e os capelos a cada um dos formandos.


No dia

- Caia na folia! Você ralou muito para organizar esse evento e merece se divertir bastante!



Fonte utilizada nesta matéria: revista "GUIA DE FORMATURA" da editora ON LINE.






Nenhum comentário: